Rechnungen und Buchhaltung

Rechnungslogik

Rechnungen bauen auf gespeicherten Auftragsdaten auf. Preis, MWST-Satz und Dienstleistung werden am Auftrag festgehalten. Spätere Änderungen im Katalog oder an Kundenpreisen ändern bestehende Aufträge und Rechnungen nicht.

MWST und Zahlungsziel einstellen

Der MWST-Satz sitzt an der Dienstleistung, das Zahlungsziel am Betrieb. Beides erscheint auf der Rechnung und im PDF.

1. 1Unter Einstellungen → Dienstleistungen den MWST-Satz je Leistung setzen: typisch 8.1 %, 2.6 % oder 0 % (steuerfrei). Der Org-Normalsatz ist der Vorschlag für neue Leistungen.
2. 2Unter Einstellungen → Rechnungsdokument das Zahlungsziel in Tagen setzen. Standard sind 30 Tage. Fälligkeit = Rechnungsdatum plus diese Tage.
3. 3Pro Rechnung bleibt die Fälligkeit manuell überschreibbar.
4. 4Eine Rechnung mit gemischten Sätzen weist Netto, MWST-Betrag und Brutto je Satz aus, plus die Totals.
5. 5Unter Einstellungen → Betrieb die UID erfassen. Sie erscheint auf Rechnung und Angebot — bei ausgewiesener MWST als «MWST-Nr. CHE-123.456.789 MWST», sonst als UID ohne Zusatz.

Rechnungslayout

Das PDF zeigt Logo, Adresse, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit und Zahlungsziel («30 Tage netto»). Der QR-Zahlteil bleibt unverändert auf der letzten Seite.

1. 1Einstellungen → Rechnungsdokument: Logo als PNG oder JPEG hochladen (max. 1,5 MB). Ohne Logo bleibt der Platz leer.
2. 2Adressfenster wählen: rechts für Schweizer C5, links für DIN. Das Logo sitzt gegenüber dem Fenster.
3. 3Vorgedrucktes Papier: Briefkopf ausblenden blendet Logo und Absender aus, das Adressfenster bleibt.
4. 4Absender, Bank und IBAN stehen unter Betrieb. Die UID steht im Briefkopf unter der Rechnungsnummer — bei ausgeblendetem Briefkopf in der Fusszeile.

Rechnung erstellen

Die Rechnung kann aus einem Auftrag entstehen oder manuell vorbereitet werden. Positionen übernehmen Preis und MWST vom Auftrag.

1. 1Abgeschlossenen Auftrag öffnen und Rapportdaten prüfen.
2. 2Rechnung erstellen oder vorhandene Rechnung öffnen.
3. 3Positionen, Mengen, Einheit, Preis, MWST-Satz und Fälligkeit prüfen.
4. 4PDF generieren und versenden.
5. 5Status verfolgen: Entwurf, gesendet, bezahlt oder überfällig.

Erinnerung bei offener Zahlung

Ist das Zahlungsziel abgelaufen und die Rechnung noch offen, meldet Feldagent das ans Büro — als Benachrichtigung in der App und per E-Mail. Gemahnt wird nichts automatisch: ob und wann eine Mahnung rausgeht, entscheidest du im Mahnwesen.

1. 1Die Erinnerung kommt ab dem ersten Tag nach Fälligkeit und wiederholt sich erst nach dem Mahnintervall (Einstellungen → Mahnwesen, Standard 14 Tage).
2. 2Teilzahlungen zählen: erinnert wird nur, solange noch etwas offen ist.
3. 3Empfänger sind Inhaber, Administratoren und Manager des Betriebs.
4. 4Ein Klick auf die Benachrichtigung öffnet die Rechnung; die Mahnung selbst löst du unter Rechnungen → Mahnwesen aus.
5. 5Die Prüfung läuft täglich am frühen Morgen automatisch.

Sammelrechnung / Abrechnungslauf

Viele Lohnunternehmen rechnen abgeschlossene Arbeiten gesammelt am Monatsende ab. Der Abrechnungslauf liest die noch nicht verrechneten abgeschlossenen Aufträge eines Zeitraums und erzeugt pro Kunde eine Rechnung.

1. 1Rechnungen öffnen und Abrechnungslauf wählen.
2. 2Zeitraum prüfen oder ändern.
3. 3Vorschau je Kunde ansehen: Aufträge, Anzahl und Summe.
4. 4Kunden auswählen und Sammelrechnungen erstellen.
5. 5Erzeugte Rechnungen prüfen und erst danach einzeln oder gesammelt versenden.

Häufige Fragen

Antworten zur Abrechnung.